Quand vous jonglez avec 15 clients à la fois, quelque chose va forcément mal tourner si vous n’avez pas quelqu’un pour garder tous vos projets organisés et à temps. Entre vos concepteurs, votre équipe de contenu et vos gestionnaires de compte, il y a tellement de projets différents à suivre qu’il leur est impossible de savoir exactement ce qui se passe avec chaque projet à un moment donné. C'est pourquoi le rôle du chef de projet est essentiel. Voici les nombreuses façons dont les techniques de gestion de projet peuvent améliorer l’efficacité de votre équipe.

1.) Maintenir l'équipe sur la bonne voie



Un GP peut aider votre équipe à maintenir les objectifs de son projet alignés. Chaque projet étant assorti de délais précis, il n’y aura pas de questions sur le moment où le concepteur aura besoin d’une DEC ou quand un créateur de contenu aura besoin de recevoir une offre écrite. Cela les empêchera également de consacrer leur temps à un projet qui n’est pas aussi urgent ou important. Avec des informations concrètes sur ce qui doit être fait et quand, l’attention de votre équipe sera concentrée exactement au bon endroit.

2.) Mieux gérer les changements



Même avec un système organisé pour vous aider à garder une trace des choses, vous ne pouvez pas éviter les demandes de modifications au projet. Un membre de votre équipe voudra peut-être avoir plus de temps pour travailler sur quelque chose. Le client peut vouloir orienter le projet dans une autre direction. Si plusieurs personnes différentes tentent de changer le visage du projet, l'accommodement de chacune d'entre elles pourrait être long et coûteux. Avec un PM pour prendre du recul et regarder ce qu’il y a sur la plaque de l’agence dans son ensemble, vous pouvez contrôler le projet afin qu’il ne soit pas trop retardé ou coûteux, et que vos autres projets ne tombent pas dans l’oubli.

3.) Communication améliorée



Un chef de projet gardera un œil sur le pouls du projet. Si quelque chose est retardé, il ou elle le communiquera par l'intermédiaire du logiciel PM. Tout le monde peut voir l'état d'avancement du projet, ce qui signifie que chaque personne peut ajuster ses priorités en conséquence. Par exemple, disons qu’une personne ne peut pas terminer sa partie du projet avant que certaines étapes ne soient achevées en premier. Sachant cela, ils ont réservé un bloc de temps pour ce projet un certain jour, en supposant qu'il progressera selon le calendrier prévu. S’il s’avère qu’il n’a pas, cependant, le GP peut communiquer le retard immédiatement et suggérer d’autres tâches qui ont besoin de leur attention. Au lieu de rester assis sans rien faire, le membre de l'équipe peut concentrer ses énergies sur d'autres choses jusqu'à ce que l'autre projet puisse être transmis à son tribunal.

4.) Performances améliorées



Même si un projet progresse sans aucun retard, cela ne signifie pas que le processus est le meilleur qu’il puisse être. Un GP peut évaluer les projets passés, observer les bons et les mauvais projets et utiliser les expériences passées pour suggérer comment l'équipe peut améliorer son rendement global dans l'avenir. Considérez la gestion de projet comme une forme d'assurance qualité. Pendant que les membres de votre équipe se concentrent sur les arbres, un GP verra toute la forêt.

5.) Meilleure organisation



Les choses changent, et ces changements ne sont pas toujours communiqués aux bonnes personnes au bon moment. Pour cette raison, le partage de documents via Google Drive est utile, mais il ne peut pas aller plus loin. Avec le bon logiciel, un GP peut tenir à jour une base de données sur l'état d'avancement de chaque projet. Cela évitera la confusion de créer divers documents sur un projet et d'oublier de les partager avec les bons membres de l'équipe. Au lieu d'éprouver une déconnexion entre ce qu'ils pensent qu'il devrait se passer et ce qui se passe réellement, les membres de votre équipe seront tous sur la même longueur d'onde.

6.) Meilleure affectation des ressources



Si un membre de l'équipe a beaucoup de travail à faire, le GP peut évaluer ce que font les autres membres et réassigner les tâches pour aider à dégager le pipeline. Si un créateur de contenu a une poignée de blogs et deux offres à écrire, par exemple, le premier ministre peut communiquer avec un membre de l'équipe qui a une charge de travail moins lourde et lui demander d'enlever quelque chose de la liste de choses à faire du rédacteur débordé. Les membres de l’équipe peuvent être tellement concentrés sur leurs tâches individuelles qu’ils ne réalisent même pas qu’un collègue a besoin d’aide, et c’est là que le chef de projet est essentiel.

Au fur et à mesure que votre entreprise prend de l'expansion, vos techniques d'efficacité et d'organisation devraient s'améliorer en conséquence. Un chef de projet peut vous aider à y parvenir. Ils seront des gardiens pour surveiller les problèmes éventuels et éteindre les incendies lorsqu’ils apparaissent, ce qui signifie que votre entreprise continuera à produire les mêmes excellents résultats avec 15 clients que lorsqu’elle n’en avait que cinq. Sinon, tout le temps que vous passerez sur les projets de vos clients sera consacré au contrôle des dommages en raison d’une mauvaise organisation et d’une mauvaise communication. 

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